Ideea ca, in ziua de azi informatizarea unei companii nu se mai rezuma numai la dotarea cu echipamente de tehnica de calcul si cateva programe, ci trebuie inteleasa in acceptia ei integralista, de sistem care ruleaza o aplicatie complexa ce traduce in model informatic procesul economic al companiei, s-a regasit cu obstinatie in dezbaterile pe care le-am initiat, in decursul ultimilor ani in revista. Mesajele pe care le transmiteam urmareau sa convinga conducatorul unei firme asupra necesitatii edificarii unui sistem informatic adevarat, care sa-i furnizeze date manageriale in timp real si de mare acuratete, permitandu-i aplicarea unui mod de conducere in pas cu dinamismul vietii economice de azi. 

Procesul de persuadare a managerului privind necesitatea implementarii unui sistem informatic este unul pe cat de delicat, pe atat de dificil, datorita multiplelor aspecte care trebuie atent cunoscute si analizate in aceasta faza de intelegere a necesitatii de implementare. 

Desigur, aspectele imediate sunt cele legate de costurile pe care le implica edificarea sistemului si aparent acestea sunt cele determinante in asigurarea sanselor de reusita. 

Bugetul care trebuie asigurat cuprinde cinci partide generice de costuri alocate pentru:

• achizitiile de calculatoare, echipamente periferice, imprimante, unitati de salvare a datelor, echipamente de retea si de comunicatii; 
• achizitiile de licente de programe software de baza, adica sisteme de operare, antivirus, back-up de date, posta electronica;
• aplicatia integrata, de tip ERP (Enterprise Resource Planning), motorul intregului sistem informatic, furnizorul rezultatelor economice si manageriale; 
• activitati de implementare, analize de sistem economic, instruire, configurari, customizari;
• asistenta tehnica si mentenanta post implementare.  

Dimensionarea componentelor sistemului in raport cu rezultatele care se doresc a fi obtinute da valoarea bugetului care trebuie destinat si, implicit, raspunsul la intrebarea daca startarea implementarii este posibila. Valoarea materiala rezultata reprezinta criteriul de baza in punerea de acord a necesitatii de implementare cu resursele disponibile, pentru ca ea prefigureaza cu o mare exactitate orizontul de timp cand edificarea sistemului informatic poate fi pusa in opera precum si perioada cand acesta va incepe sa produca rezultate. Si, desigur cu cat aceste activitati de dimensionare a componentelor sistemului au o mai mare acuratete, cu atat rezulatele implementarii vor fi mai aproape de previziuni. Acesta este partea obiectiva de pregatire a implementarii care se bazeaza pe date si cifre care pot fi comparate, care pot fi eficientizate, care pot fi restranse sau extinse la nivelul resurselor avute la dispozitie. 

Exista, insa alte aspecte de natura subiectiva prin a caror influenta se poate schimba in chip dramatic cursul implementarii. Efectele acestora se fac resimtite, dupa inceperea procesului de implementare si cresc in intensitate pe masura ce proiectul se dezvolta, ceea ce conduce, in cele mai multe cazuri, la esuarea proiectului, in pofida faptului ca toate conditiile obiective au fost asigurate.  Cauza declansarii acestora tine – in cea mai mare masura – de necunoasterea de catre managerul beneficiar a specificitatii constructiei unui sistem informatic. Viziunea unui beneficiar de servicii informatice – cum este cazul nostru – trebuie sa fie total diferita de cea a unui achizitor de echipamente informatice, care este in general gandirea oricarui om care "plateste". Societatea noastra informatica este tributara unei culturi a preponderentei hardware-ului, mostenita din vremurile cand in piata romaneasca echipamentul era atotputernic, iar serviciile de instalare sau cele de programare erau "ascunse" in costul echipamentului si isi pierdeau atat identitatea, cat si valoare adevarata. In situatia in care achizitionezi un bun, o marfa, asteptarile sunt ca pe baza platii pe care o faci, ca beneficiar, furnizorul sa te puna direct in fata produsului functional, eventual si cu o sumara ghidare asupra utilizarii; aceasta atitudine se manifesta la fel si atunci cand era vorba de achizitii de servicii informatice. Anii din urma au inceput sa aduca corectiile necesare in conduita manageriala, pe masura ce beneficiarii au dobandit o noua mentalitate vis-a-vis de servicii. Un sistem informatic reclama o participare activa a beneficiarului inca din faza de pregatire si ea trebuie sa se mentina activa pe tot parcursul dezvoltarii. Modelul economic al companiei care urmeaza a fi transpus in sistem informatic nu poate fi adancit de furnizor decat prin colaborarea directa a beneficiarului. Pe de alta parte, beneficiarul trebuie sa atribuie resurse umane si responsabilitati, inca din startul procesului, elemente care sa ramana stabile si dupa retragerea implementatorului, la predarea implementarii. Acest tip de colaborare rezolva in cea mai mare masura impasurile care apar in mod inerent in dezvoltarea unui proces atat de complex. Implicarea nemijlocita si activa a managerului beneficiar si tinerea sub control a desfasurarii procesului este o conditie obligatorie a reusitei actiunii. Statisticile spun ca 65% dintre proiectele care starteaza cu toate conditiile materiale asigurate, esueaza din cauza aceastei lipse de colaborare permanenta dintre furnizor si beneficiar. 

Poate parea o autopastisa faptul ca am revenit asupra aspectelor care trebuie avute in vedere la construirea unui sistem informatic integrat bazat pe o aplicatie ERP, de vreme ce am amintit ca acest subiect a fost deseori dezbatut in paginile noastre; chiar ar putea lasa o impresia unui subiect anacronic, date fiind vremurile de criza care a cuprins economia mondiala si intreaga viata sociala. Bugetul necesar pentru implementarea unei aplicatii ERP este semnificativ si o asemenea decizie nu se ia ad-hoc, cand ai un moment de ragaz sau in lipsa de altceva, te apuci de o implementare. Bugetul se analizeaza din vreme, se cadenteaza finalizarile de etape, impreuna cu platile, se stabilesc termene de executie intermediara, se prefigureaza finalizarea intr-un viitor de 4-8 luni de zile.  Deci, a da sfaturi de investitii de o asemenea anvergura in momente cand economisirea sau conservarea resurselor devine  politica prioritara pentru orice manager care actioneaza in piata vremurilor de azi, cu siguranta va parea la prima vedere, fie o sfidare, fie o reactie intarziata a editorului care a scos de la naftalina articole mai vechi, din lipsa de materiale adecvate momentului. O racordare realista la adevarul vremurilor ar insemna o prezentare de idei sau opinii privind actiuni de profilaxie, proactive pe care ar trebui sa le ia in analiza un manager pentru traversarea acestei perioade critice. Exact in acest mod vedem si noi lucrurile si exprimarea unei pareri asupra a ce inseamna ERP-ul in vremuri de criza, credem ca merita cu prisosinta, a fi facuta. 

In mod firesc, soarta ERP-urilor in vremuri de criza a devenit o preocupare majora a analistilor de piata si a consultantilor de pretutindeni; in ultimul trimestru al anului trecut, mai multe firme de studiu al pietei au initiat  o serie de analize si sondaje pe aceasta tema care au confirmat ca in anul 2009 se va resimti tendinta de reducere a capitalului de investitii  in noi implementari, in special in zona marilor investitii, dar cifrele statistice au devoalat si alte aspecte interesante. In termeni concreti, cifrele arata ca 55% dintre repondenti au planificata fie startarea, fie continuarea implementarii unui ERP, in 2009. Alte 9% dintre firme au planificate up-grade-uri ale sistemului existent, in sensul maririi numarului de utilizatori, al numarului de companii gestionate printr-un ERP, iar 27% intentioneaza sa dezvolte actualul sistem in directia instalarii mai multor functii de calcul si management. Cifrele evidentiaza faptul ca implementarea de ERP-uri in anul 2009 ramane un obiectiv important intre cele care revin unui manager. Aparent este o concluzie surprinzatoare, cand ca actiunile imediate la care ne gandim in conditiile date, ar fi cele de blocare a investitiilor, cel putin pana cand noile orizonturi vor avea contururi mai clare. La o traducere mai atenta a acestui mesaj se va intelege insa ca utilizarea unui ERP este – pentru vremuri de incertitudine – cel mai important instrument de control al starii reale a companiei, este tabloul de bord al unei barci care pluteste in zona de deriva. Utilizarea in conditii de constringere economica a unui sistem informatic bazat pe ERP reclama o calitate speciala proprie noului cadru: optimizarea si eficientizarea sistemului. Numai un sistem informatic eficient devine un instrument puternic de control al situatiei.   

Incercand o intelegere a cifrelor prezentate mai sus,  faptul ca 55% dintre companii intentioneaza sa demareze edificarea unui sistem informatic da un semnal evident ca ERP-ul constituie o actiune majora pe timp de criza; nu este un panaceu, dar este o solutie obligatorie. Apoi mai sunt si alte cateva motivatii calitative care "imping" lucrurile spre o asemenea decizie:

• o perioada de recluziune economica la nivelul unei companii permite o repozitionare  interna a resurselor si a unor angajati catre aria de sustinere a implementarii, cu alte cuvinte se creeaza disponibilitati umane si organizatorice pentru suportul necesar din partea beneficiarului.
• perioada in discutie,  face ca multi vendori sa scada dramatic preturile de implementare, ca raspuns la recesiunea economica, creand oportunitatea ca o companie sa procure o solutie ERP la costuri cu mult diminuate, fata de ceea ce ar fi putut obtine in anii anteriori. 
• exista castigatori si in vremuri grele, ca si in vremuri normale si acestia vor investi in ERP din necesitatea dezvoltarii pe mai departe a business-ului lor. 

Celelalte 36 de procente ce reprezinta pe cei care intentioneaza sa extinda sau sa isi dezvolte sistemul trebuie intelese in primul rand in sensul interesului pentru optimizarea si eficientizarea aplicatiei. Poate fi surprinzator dar, realitatea arata ca, in pofida costurilor semnificative pe care le atrage implementarea unei aplicatii de acest profil, foarte multe companii utilizatoare de ERP (aproximativ 70 %) se rezuma la a utiliza  numai rezultatele financiare si contabile sub forma documentelor contabile obtinute prin sistem si urmarirea activitatilor comerciale, stocuri, achizitii, desfacere si, in mult mai mica masura, a rapoartelor statistice si a analizelor de natura manageriala care sa sprijine procesul de conducere si sa orienteze spre un act de decizie obiectiv ale carui efecte sa poata fi urmarite si masurate; ori, in conditiile particulare ale recesiunii tocmai aceste aspecte de analiza devin determinante. Este perioada care necesita pe langa insusirea cunostiintelor de utilizare la parametri maximi de eficienta a sistemului, dar si diversificarea tipurilor de urmariri, analize si asupra a noi parametri sau din alte perspective, ceea ce inseamna dezvoltarea altor tipuri de rapoarte care pot fi obtinute din sistem. 

Care sunt obiectivele de urmarit printr-un ERP in conditii de recluziune, ce trebuie sa ne  puna el la dispozitie in mod specific pentru analizarea unor asemenea situatii si alte aspecte derivate ale contextului actual vom cauta sa le deslusim in intalnirile noastre viitoare.

ing. Andrei Iliescu